進捗管理FB MTG 議事録
進捗管理FB MTG with齋藤さん
「AI coach 案件進捗管理ボード」導入後の運用状況を齋藤さん本人にヒアリングし、業務の進め方・得意不得意・今後の支援ニーズをすり合わせた。あわせてガントチャートの試験導入、アカウント・決済情報の一元管理、AIを活用したタスク管理システム「おはよう」構想を共有し、次のプロトタイプ作成に向けて方針を確認した。左のメニューから各項目をご覧ください。
登場人物
契約処理・案件進捗の実務担当。複数の大型案件を同時に抱える状況。
進捗管理ツールの構築主導、齋藤さんへのヒアリングとタスク管理支援を担当。
目的
進捗管理ボード導入後の活用状況を確認し、今後の会議運用・タスク管理体制の改善につなげる
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補足議題
- 人員管理・業務委託拡大への対応方針
- ガントチャートによる工程管理の試験導入
- アカウント・決済情報の一元管理
- AIを活用したタスク管理システム「おはよう」構想の共有
決定事項
- 進捗管理ボードの運用継続優先順位の可視化により「散らからない」状態を維持できていることを確認。継続運用する。→背景
- 管理の目的を再定義各メンバーの業務状況・役割を完全に把握できる状態を目指す。日報・週報によるタスク進捗・課題・決裁確認の報告フローを検討する。→背景
- ガントチャートの試験導入縦軸にタスク・担当者、横軸に時間軸を配置した形式でまず試行し、会議で活用しながら精度を高める。
- 発注フォーマットの整備コアメンバーが業務を依頼する際のフォーマットを作成し、AI活用タスクの時間見積もりの精度向上を図る。
- アカウント・決済情報の一元管理土田さんを交え30分程度のミーティングを行い、どの権限で誰がアクセスできるかを設計する。来週以降に全容を把握する方向で調整。
- AIタスク管理システム「おはよう」構想の共有議事録・カレンダーからタスクを自動抽出し、期限・緊急度に基づきスプレッドシートへ反映する構想を共有。→詳細を見る
- 定型業務のフレームワーク化契約書作成など目的・交渉ラインが明確な業務は、AIレビューを活用しつつフレームワーク化することで齋藤さんの判断コストを下げる方向性を確認。
- 人員管理フローの整備外部人材(業務委託・雇用問わず)の増加に伴い、古谷野が管理フローの構築を支援する。
今後のタスク管理の中核構想
AIタスク管理システム「おはよう」構想
議事録・個人カレンダー・チャット履歴からタスクを自動抽出し、期限や緊急度に基づいてスプレッドシートに反映。Claudeに「おはよう」と入れると、その日やるべきことと優先順位が提示される仕組みを目指す。
商談・電話等のコミュニケーションタスクは既存の議事録(Gemini等)をAIに読み込ませて抽出
個人のGoogleカレンダーや手元のタスクと合わせて期限・緊急度を判断
スプレッドシートに反映し、朝「おはよう」で今日やるべきことと優先順位を提示
タスク・ネクストアクション
| タスク | 内容 | 目安 |
|---|---|---|
| 報告フロー構築 | チームメンバーの進捗・業務状況を可視化するための日報・報告フローを設計する。 | 継続 |
| ガントチャート導入 | タスクの期限と進捗を可視化するガントチャートを実装する。 | 継続 |
| 人材管理支援 | 新規採用者・業務委託メンバーの入社手続き・運用管理のフローを整備する。 | 継続 |
| アカウント整理 | 交通整理のタイミングを検討し、前任者(土田さん)の業務把握を行う。 | 来週目途 |
| グループ整理 | アカウントのグループを整理し、新規の連絡が埋もれないよう都度共有を行う。 | 継続 |
| タスク管理構築 | 議事録と連携して朝にリマインドを送る仕組みを土田氏と検討する。 | 継続 |
| プロトタイプ作成 | ヒアリング内容からMDファイルを作成し、自動化処理のテストを行う。 | 次回まで |
| フィードバック依頼 | プロトタイプ作成後に齋藤駿介へ意見を求める。 | プロトタイプ後 |
| 業務スキル化 | 齋藤駿介のタスクを構造化してフレームワーク化するために作業を補助する。 | 継続 |
背景や理由
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打ち合わせの目的
古谷野が参画・構築した進捗管理ボードの活用状況を確認し、今後の会議運用の改善を図るため開催。前回不在だった認識のずれを解消し、今後の運用を調整することで合意した。
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管理の目的を再定義した理由
現状はコアメンバーの自走のみに頼っており、日々の状況を追うマネージャーがいない状態。誰が何をしているかを確認できる体制を目指す。
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人員管理が複雑化している背景
中国国内でのインタビュー担当者や講師候補など、雇用形態を問わない外部人材の採用が拡大しており、内部メンバーと外部委託先を含めた人員管理の必要性が高まっている。
課題や要望
- →通信トラブル齋藤さんの携帯電話がMNP・eSIM切替の際の案内不着により、一時的に通信不能状態となっていた。
- →タスク管理が属人化現状はタスク管理ツールを使わず、頭の中とGoogleカレンダーで管理。「後でやろう」と思ったタスクは忘れることが多いとの自己申告あり。
- →管理・催促業務への苦手意識戦略立案・特許設計・交渉の仕組み構築は得意領域と認識する一方、進捗の催促・リマインドなどの管理業務は苦手との自己認識を確認。
- →自動化における入力コストへの懸念タスクの自動管理システムについて、情報入力のコストが高いと運用の継続が困難になるとの懸念が示された。
- →アカウント・決済情報管理の煩雑さ土田さんが作成したアカウントが多く、どの権限で誰がアクセスできるかが整理されていない。
- →安部さんの雇用・給与体系が未整理安部さんは現在SDビジョン所属で、AIコーチ関連業務に対する直接的な給与支払いは発生していない。将来的な収益化・還元の必要性を確認。
その他情報共有・議論概要
優先順位付けの変化(導入前後)
齋藤さんより、ボード導入前は新規案件が来るたびに最優先事項が入れ替わり、タスクが山積みになっていた状況が語られた。現在は整理が進み、注力すべき分野(埼玉新聞・クラウド関連)が明確になったことで優先順位が安定してきたと評価された。
コミュニケーションタスクと作業タスクの違い
商談・電話等のコミュニケーションタスクは、その場で終わらず後に緊急対応が発生することが多いため、作業タスクとは別の性質を持つとの認識で一致。商談は基本的に議事録(Gemini等)を取得しているため、その内容をシステムに流し込む方針とした。
AIネイティブなタスク統合の方向性
社内のタスク管理において、メッセージングツールとタスク管理ボードを統合し、AIネイティブな環境を目指す方向性を齋藤さんが示した。土田さんとも既にメッセンジャーとの連携について話している。
安部さんの業務役割
安部さんは現在AIO(AI活用マーケティング)とマーケティング業務を担当。細かなタスクを割り振るのではなく、あらかじめ定めた計画・数値目標に対する進捗を確認し、必要に応じて行動を修正させる管理方針とすることで認識を一致させた。